Vergaderen over vergaderen

Doel

Het verbeteren van de vergaderstructuur, de onderlinge communicatie en de informatieoverdracht.

Instructie

In deze opdracht vergadert het team met elkaar over het effectiever maken van de eigen vergadering.

1. Geef het team de volgende opdracht:
   Voer met elkaar een vergadering waarin je de effectiviteit van het overleg onder de loep neemt.
   De volgende vragen helpen daarbij:
   • Hoe kunnen we effectiever vergaderen?
   • Wie moeten erbij aanwezig zijn?
   • Welke overlegmomenten moeten welk resultaat hebben?
2.  Het resultaat van de vergadering is een aantal concrete afspraken dat voldoet aan de volgende criteria:
   • Het team verbindt zich aan de uitvoering van de afspraken. Deze afspraken zijn geen spelletje, maar gelden echt in de dagelijkse praktijk.
   • De afspraken zijn concreet.
   • Er is een tijdpad verbonden aan de afspraken.
   • Het is duidelijk wie verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan.
   • Er wordt een evaluatiemoment afgesproken.

De agenda

Hier vind je een suggestie voor een agenda. Je bent uiteraard vrij om ervan af te wijken.

1. Behoeften inventariseren
2. Het probleem nauwkeurig definiëren
3. Mogelijke oplossingen (per probleem) bedenken
4. De voorgestelde oplossingen onderzoeken en wegen
5. Oplossingen kiezen
6. De uitvoering plannen
7. Afspraken vastleggen