Procedures ontwikkelen die voor je werken

door | jan 2016

Doel

Het samen ontwikkelen van procedures die het werk echt beter maken.

Gebruik deze werkvorm in complexe projecten, wanneer samenwerken nodig is om procedures gezamenlijk in te richten en uit te voeren. 
Deze oefening duurt een aantal maal tussen de 30 min en 1 uur.
Deze werkvorm kan met 2 tot 12 personen worden uitgevoerd
 

Instructie

Procedures en werkwijzen ontwikkel je stapsgewijs door een cyclus van bedenken en bespreken, ervaren en bijstellen te doorlopen.

  1. Start met het probleem. Breng in kaart voor welk probleem de procedure die je wilt afspreken de oplossing is.
  2. Doel van de procedure. Verwoord het doel en het resultaat van de procedure. Hier kun je de procedure steeds aan toetsen.
  3. Ontwerp de procedure. Bespreek met elkaar welke procedure bijdraagt aan het oplossen van het probleem. Vraag hierbij actief naar ieders mening, weeg voors en tegens af. Beschrijf de procedure in concrete gedragsmatige termen.
  4. Neem een besluit. Besluit vervolgens gezamenlijk om deze procedure uit te voeren. Vraag wat tegenstanders nodig hebben om mee te gaan en voeg dat toe aan het voorstel. Dit creëert draagvlak. Geef aan dat dit een experiment is en dat je straks gaat ervaren en bijstellen. Plan de evaluatie bij aanvang in, en benoem de criteria waarop je later wilt gaan evalueren.
  5. Ervaar. Ieder betrokken teamlid voert de procedure uit en houdt problemen bij in een overzicht.
  6. Stel bij. Evalueer de procedure aan de hand van de in stap 3 opgestelde criteria. De belangrijkste vraag is: draagt de procedure bij aan het oplossen van het in stap 1 geschetste probleem? Besluit hoe verder te gaan. Doorgaan op de ingeslagen weg, stoppen, of de procedure aanpassen? Spreek als je doorgaat of bijstelt opnieuw een evaluatiemoment af.