Besluitvorming opknippen

door | feb 2016

Doel

De besluitvorming effectiever maken door het proces op te knippen in stappen.

Bij complexe besluitvormingsprocessen. Of als oefening om duidelijk te krijgen waar het team kan winnen aan effectiviteit in de besluitvorming.
Deze oefening duurt tussen de 30 min en 1,5 uur, afhankelijk van de grote van de groep
Deze werkvorm kan met 4 tot 12 personen worden uitgevoerd
 

Instructie

Effectieve besluiten zijn besluiten waaraan alle teamleden zich verbinden en die in de praktijk worden uitgevoerd. Het loont om bij het nemen van besluiten stapsgewijs te werk te gaan. Besluitvorming wordt vaak complex als feiten en meningen door elkaar heen lopen. Door het proces in stukken te hakken en te structureren, worden alle invalshoeken meegenomen en wordt het besluit beter.

Formuleer gezamenlijk het thema waarover jullie een besluit willen nemen. Dat kan een echt thema zijn of een casus, zoals ‘het bedrijfsuitje’ of ‘het goede doel’.

  1.  Beeldvorming – Wat is het probleem en wat zijn de feiten?
    1. Wat is het probleem? Tijdens deze eerste stap maak je samen duidelijk welk probleem je gaat oplossen. Een valkuil hierbij is dat je te snel denkt dat duidelijk is wat het probleem is. Ook wordt het probleem vaak in te abstracte termen beschreven. Het is hier dus van belang om ieders mening over het probleem te horen en het probleem te formuleren in concrete bewoordingen. Vraag goed door op de verschillende probleemdefi nities. Stel elkaar steeds de vraag ‘Waarom is dit probleem eigenlijk een probleem?’ en ‘Wat gebeurt er als dit probleem niet wordt opgelost?’Formuleer aan het eind van deze stap het probleem zo concreet mogelijk in één of twee zinnen en noteer deze op een fl ip-overvel.
    2. Wat zijn de feiten? Vervolgens is het van belang om alle relevante feiten te verzamelen. Het gaat hier om de feiten die maken dat het probleem een probleem is, en de consequenties ervan. Het doel van deze stap is om ervoor te zorgen dat alle teamleden over alle relevante informatie beschikken.Let op: Tijdens deze stap voer je een dialoog, geen discussie. In een dialoog luister je en stel je vragen ter verduidelijking. Daarbij worden in deze fase geen oplossingen aangedragen. Bij het oefenen van deze methode kap je discussies of oplossingen direct af en geef je aan dat er alleen vragen ter verduidelijking mogelijk worden gesteld. Discussie zit in de natuur van mensen, het vraagt bij het aanleren vaak sturing om de discussie uit te stellen.
  2. Wat vinden we ervan? In deze stap wordt elk teamlid naar zijn oordeel gevraagd. Ieder teamlid geeft zijn mening en legt ook uit waarom hij die mening heeft. Ook in deze stap ga je niet discussiëren, maar alleen luisteren. Het gaat om het verkennen van de verschillende perspectieven. Daarbij zijn de achterliggende redenen om tot een mening te komen meestal interessanter dan de mening zelf.Aan het eind van deze stap geef je een samenvatting van de verschillende perspectieven en de verbanden daartussen.
  3. Wat besluiten we? 
    1. De oplossing verwoorden. Op basis van een heldere probleemdefi nitie, de relevante feiten en de oordelen van elk teamlid is het nu tijd om tot oplossingen te komen. Ook hier geldt dat het loont om ieder teamlid te horen. Bij de start van deze stap vraag je elk teamlid om zijn oplossingen te noteren. Inventariseer vervolgens alle ideeën en kijk of je ze kunt samenvoegen tot één oplossing.Bij meerdere oplossingen ga je stemmen. Kies het besluit waar de meerderheid van de teamleden achterstaat. Vraag vervolgens aan elk teamlid dat niet voor dit voorstel heeft gestemd, wat hij nodig heeft om mee te gaan in het gekozen voorstel. Kijk daarbij of je de wijsheid van deze minderheid kunt toevoegen aan het meerderheidsvoorstel.Vat de gekozen oplossing aan het eind van deze stap in z’n geheel samen, zodat voor iedereen duidelijk is wat jullie als team besloten hebben.
    2. Planning van de uitvoering Spreek. Ten slotte af hoe het besluit wordt uitgevoerd. Benoem wie een bijdrage leveren aan de uitvoering en wie er eindverantwoordelijk is. Een valkuil is dat deze uitvoeringsafspraken te abstract en vrijblijvend worden afgestemd. Het is belangrijk om concrete afspraken te maken waarin de individuele taken en verantwoordelijkheden duidelijk zichtbaar zijn.
Tip van Thijs Rijnbergen
Tip van Thijs Rijnbergen Teamontwikkelaar @ Mensen in Bedrijf
Plan in de agenda een moment waarop jullie de gekozen oplossing evalueren. Noteer daarbij ook op basis van welke criteria jullie de oplossing gaan evalueren