Evaluatie: Gespreksvorm en communicatieniveaus

door | jun 2018

Doel

Gestructureerd en diepgaand evalueren van samenwerking en resultaten.

Als je evalueren belangrijk vindt en hier gestructureerd tijd aan wilt besteden
Deze oefening duurt tussen de 30 min en 1 uur, afhankelijk van de grote van de groep
Deze werkvorm kan met 2 tot 12 personen worden uitgevoerd
 

Instructie

Bij evaluaties ga je nog wel eens van de hak op de tak, duik je met z’n alle nog wel eens direct op één onderwerp of is de verhouding tussen uitspreken en luisteren uit balans. Om dit te voorkomen kan je onderstaande gespreksstructuur gebruiken.

Stap 1: De structuur

Gebruik de volgende gespreksregels om met elkaar te evalueren (gebruik de vragen in stap 2 als onderwerpen om in deze gespreksstructuur uit te wisselen):

  1. Eén persoon is aan het woord, de rest luistert. Mensen stellen elkaar geen vragen en reageren niet op elkaar.
  2. Ieder teamlid vertelt iets. Uitgebreid of kort. Elke spreker bewaakt zijn eigen tijd. Hij of zij neemt zoveel tijd als nodig én weet dat iedereen aan het woord wil komen.
  3. De andere teamleden luisteren alleen maar. Er worden geen vragen gesteld of reacties gegeven.
  4. Doe geen rondje, maar volg de popcorn-methode: Pop when you’re hot. Als iemand klaar is neemt een ander vanzelf het woord over.
  5. Ieder teamlid komt één keer aan het woord
  6. De teamleider/projectleider begint.

Stap 2: De inhoud

In evaluaties wordt vaak gekeken naar de inhoud: het resultaat van je werkzaamheden en samenwerking. Logisch, daar doe je het als professional voor: om resultaten te behalen voor je klanten. Maar naast de inhoud zijn er nog drie andere niveaus waarop je de samenwerking kunt bespreken: de procedure, de interactie en de emotie.

Om je evaluatie “rijker” en daarmee waardevoller te maken, kan het handig zijn om alle vier de niveaus te verkennen.

Gebruik gespreksstructuur uit Stap 1 en evalueer jullie samenwerking, waarbij je bewust aandacht besteed aan de volgende 4 de niveaus:

  1. Inhoud
    Wat was ons doel in dit project en hebben we dat bereikt? Hoe tevreden zijn we met het resultaat? Hoe tevreden is onze klant?
  2. Procedure
    Welke procedures (expliciete afspraken over de manier waarop taken worden afgehandeld/doorlopen) hebben we gebruikt? Droegen deze bij aan een goed resultaat of kosten deze juist energie?
  3. Interactie
    Hoe verliep de samengewerkt? Welke ongeschreven regels zitten in onze samenwerking en dragen die bij aan een goed resultaat (of zitten ze in de weg)?
  4. Emotie
    Waar werd je blij van in de samenwerking? Op welk moment heb je (kleine of grote) irritaties ervaren?

Stap 3: Oogsten

Na het gebruiken van Stap 1 voor het bespreken van de 4 onderwerpen in Stap 2, heb je de wijsheid van alle teamleden op tafel. Bepaal samen, op basis van deze uitwisseling, wat voor je voor de komende periode gaat:

  • vasthouden
  • stoppen
  • starten
Tip van Thijs Rijnbergen
Tip van Thijs Rijnbergen Teamontwikkelaar @ Mensen in Bedrijf
Evalueren leer je pas door het regelmatig te doen. De eerste paar keer zal deze structuur onwennig aanvoelen. Als mensen zijn we gewend om op elkaar te reageren, en zijn we niet altijd gewend om interactie en gevoel te benoemen. Dit kost tijd, dus gun elkaar dit ook. De eerste keren hoeft het zeker niet perfect te gaan. Evalueer samen na 3 of 4 keer uitproberen of deze methodiek bij jullie past.

Bekijk deze video

In deze gespreksvorm zitten de eerste 2 uitgangspunten van het onderzoek van Amy Edmondson (Harvard Business School professor) verankerd: Spreek je uit en Luister.